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提高企业督办工作的探索与研究

作者:综合管理部:孟娜  时间:2021-06-11  点击:184

摘要:督办工作,是落实企业重大决策部署的关键环节,是提高工作效率,保证政令畅通,推动作风转变,密切与基层联系的重要途径。进一步深化对督办工作的地位和作用的认识,创新督办机制,加大督办力度,不断探索和改进督办工作的方式方法,对确保企业提高管理水平具有重要意义。

关键词:企业;督办

1督办工作实施背景

以往的督办工作,存在“头大尾小”的弊端,导致内部督办中间环节的督、协调、考核环节缺失,影响了督办质量。为提高工作执行力,公司建立了“双向”督办体系,开发了“红绿灯”制考核系统,目的是进一步明确各部门中心督办责任,量化全年的生产任务,畅通督办流程,变“单兵作战”为“协同作战”,“线下”考核为“线上线下”考核相结合,形成上下联动的督办合力,保障重点工作高效完成。

1.1加强督办工作是企业自身发展的需要

“十四五”时期是我国全面建设社会主义现代化新征程的重要开端,国家供给侧改革与高质量发展进入关键期,大数据、人工智能、区块链等技术加速社会动能与经济形态变革,科学合理的内部督办机制,对公司努力打造国内一流煤炭生产综合服务商及大产业建设宏伟目标提供坚实的内部保障。

从目前公司各项工作的落实情况来看,公司干部员工队伍中仍存在工作效率不高和遇事推诿扯皮的不良现象。近几年,公司的生产经营、市场开拓、技术创新等任务异常艰巨,各方面工作都将面临新形势、新任务和新挑战。为确保公司各项决定、决议和决策得到有效的贯彻落实,做到政令畅通、令行禁止,使各级干部员工自觉担当,敢抓敢管,切实提高工作效率,着力扭转工作中重布置、轻检查考核的问题,必须强化督办职能,切实提高执行力,推动工作落实,提高管理水平。

1.2加强督办工作是提高企业执行力的需要

高效执行是企业在激烈竞争和发展中抢占胜利制高点的利器,而执行不力常常是企业管理的“软肋”。实践证明,“标准+不检查、考核+不严谨”效果为零,强化督办,利于养成良好习惯,将安排和部署一抓到底,最终实现落实,见到成效。

督办工作是落实重大决策、执行重要事项的重要保障和有效途径。能否通过有效督办,把决策部署高效率地传达贯彻到相关单位,及时收集和反馈决策的执行情况,并及时对执行情况进行督办检查,加快决策贯彻落实的步伐,关系到决策部署能否又好又快落到实处。在工作落实过程中,会出现决策部署有时在某些单位出现“梗阻”现象,有的对上级的决策、部署满足于以文件贯彻文件、以会议贯彻会议,照搬照抄敷衍了事,有的遇到问题能压就压、能拖就拖、能推就推,有的遇到问题推诿扯皮,最后不了了之,收效甚微。这就需要行使督办职能,及时发现问题、传达上级部署和要求、指出存在问题和差距、提出督办标准、措施和时限,使重大决策部署和重要工作安排能迅速地、不打折扣地落实到位。

2开展督办过程中存在的典型不足

经过近年来的探索与实践,充分运用“双向督办”、“红绿灯”制考核系统,对抓好重点工作具有较为明显的促进作用,但是要确保督办发挥作用,需要解决好督办系统的应用、督办内容和督办执行中等一系列的薄弱问题。

督办体系不健全。加强督办结果的管理和考核,有利于提升督办的权威性。对此,我们需要建立行之有效的督办考核管理机制,将督办的结果同各单位日常考核有机结合起来,促使被督耽误主动分析督办内容,落实工作要求,反馈推进效果。

督办内容不完善。大多情况下,督办内容主要集中于上级文件要求、公司领导会议安排等方面工作,关注重点停留在各单位日常性工作落实情况上,对整体工作督办缺乏系统安排。尤其是对工作要求的落实、执行情况,以及对工作执行中存在问题的跟踪、跟进方面极易存在漏项,需要对相关要求进行完善,从而进一步丰富督办内容,提升督办效果。

督办执行不到位。被督办单位在具体工作开展过程中可能存在对领导决策理解不准确,贯彻执行不到位,对重点事项选择性落实等问题。同时,针对难点工作,在落实执行上极易产生畏难情绪,造成工作思路受限,方式方法不足,推进措施偏软,缺乏时间观念,导致工作无法按时完成等问题,造成工作效果与目标要求出现差距。

3督办工作的实施方法

3.1健全管理机制,在“规范督办”的问题上下功夫。

督办工作是一项长期、系统、严肃的基础性工作,必须建好制度、规范流程。一是抓好制度建设。制定督办管理办法,明确各项工作目标为贯彻好上级单位要求,切实做好督办工作,落实好公司党政主要领导批示,服务好公司与基层,用好督办管理系统,提高工作效率,制定了《督办考核管理办法》。该办法梳理了工作要求,明确了时间节点,划分了工作职责,旨在加大推进力度,确保通过实施方案中的一系列工作后,达到督办工作框架基本建立、督办体系健全完善、督办系统操作熟练掌握、督办工作总体稳步推进的目标。从制度机制建设入手,规范拟办、交办、催办、整理、通报等流程,完善日常工作机制、检查落实机制,做到督办事项有人主抓、有人督促、有人检查,形成督办工作的闭环管理。二是明晰工作职责。健全工作机制核心在于明确工作主体,主要领导是督办工作牵头人:督办实施职能部门统筹总抓,协调各方,形成合力;各单位负责人为督办工作第一责任人,形成统一领导、统筹协调、分工负责的督办体系,实现每项工作都有单位办,有具体人员联系协调,做到各项督办工作责任明确。三是充分运用信息化。基于网络建立“红绿灯”制考核系统,通过网上督办,及时将督办事项通知到单位负责人,明确办结时限和要求。对即将到期的督办事项进行提示,强化督办过程卡控。督办管理部门每月汇总整理反馈信息,向主要领导呈报督办工作进度,以此提高督查督办的实效性和工作效果。四是强化制度学习,加强各单位督办专员对公司督办考核管理办法的学习和理解,严格依照流程、规定开展全面预算落实执行工作,提高工作落实的精准性和工作质量。

3.2明确导向任务,在“督办什么”的问题上下功夫。

督办工作是确保决策落地、推进工作开展、提高工作效率、优化工作成效的重要抓手,其涉及面广,开展难度大,需要各级领导和各个部门充分重视、大力配合。一是明确主办单位负责落实、协办单位协同办理的工作机制,要求主办单位切实担起责任,主动与协办单位沟通;协办单位要积极响应,做好配合。二是要求各督办事项的承办人是各单位负责人,必须提高认识,高度重视,亲自参与,主动作为。对一些久拖不决的事项,督促承办部门向分管领导汇报,或组织召开专题会研究解决。

督办工作是突出重点,列入督办的事项要从立项源头把好关口,既要防止出现疏漏影响工作,又要避免过多过滥流于形式。督办工作的本质要求是围绕公司工作大局和中心,为推动重大决策部署的贯彻落实服务。因此,必须统筹谋划,把握好督办工作中的轻重缓急、分清主次,对关键性工作实施重点督办,对全局性工作实施专项督办,增强督办工作的灵活性、指导性和主动性。

基于此原则,确定了把上级组织制定的方针政策、重要文件和重要会议精神;公司重大决策、重要工作部署和重要会议精神;公司全面预算计划书、任务书;公司领导交办、批办、查办的重要事项;总经理办公会、调度会、各类专题会议确定的事项;基层单位需要解决的重要事项;需要多个部门或中心配合完成的重要事项;

公司领导临时安排的各项工作任务;其它需要督办的事项放在督办工作的首位。对上述事项,及时分解任务,明确工作标准、措施、时限及承办单位责任,按照“一事一督、一事一办”的原则,以督办立项和信息反馈为把手,一件一件严抓细督,做到急事急办,特事特办,件件有落实,事事有回应。

3.3压实责任链条,在“督办到位”的问题上下功夫。

强化全面预算落实执行的组织领导,每项工作要做到标准明确、责任到人,并关注落实执行的过程和细节,对完成情况进行严格考核,用经济杠杆促进工作质量提升。

公司综合管理部、安全生产环保部负责公司督办考核工作,并承办或协办上级单位交办的督办考核事项。安全生产环保部负责公司各部门中心生产性重要事项(包括安全环保管理)和全面预算任务书(生产性)业务执行的督办考核。综合管理部负责公司各部门中心非生产性重要事项和全面预算任务书(非生产性)业务执行的督办考核;负责机各各部门全面预算计划书(非生产性)业务执行的督办考核。企业管理部负责对综合管理部和安全生产环保部计划书、任务书执行的督办考核。

机关各职能部门是各生产中心全面预算计划书执行的检查考核主管部门,负责对口业务预算的日常管理、检查及考核。公司其他部门、中心要高度重视督办考核工作,结合公司督办考核管理办法,建立内部督办检查考核机制,明确督办责任,做到督办有制度、检查有流程、考核有标准、管理有痕迹,确保督办事项落到实处,取得实效。公司主要领导高度重视督办工作,将督办工作放在重要位置,初步形成了公司主要领导是公司督办第一责任人,各部门领导是督办工作主要责任人,一级抓一级,层层抓落实的工作格局。

开展督查督办工作要坚持目标导向,向实现目标任务聚焦用力,压实工作责任,确保督办到位。一是严格审核把关。督办人员要把好审核关,审核把关不严,不仅可能造成工作失实,损害督办权威性,更有可能影响工作大局。要防止“象征性”办理完毕的问题,督办人员就要加强核查,全面客观核实办理结果,避免督办失实失真。二是通过“红绿灯”考核系统通报未完成事项,让承办单位通过亮灯的形式“红红脸”“出出汗”。督办部门在收集督办反馈、跟进督办进度基础上,对督办工作效率不高、推进不力的单位也要及时给予通报,做到公开透明,便于各级领导、管理人员进行监督,真正压实承办单位责任。三是抓好履职督办。按时间节点高质量完成督办工作内容,一定程度上也反映出企业管理人员履职、落责情况。要通过联合督办机制,对督办过程中敷衍塞责、推诿扯皮的责任单位和管理人员纳入作风督查,全面确保督查落实有压力、有动力,推动督查督办形成制度化、规范化、常态化良好态势。

加强管理公司“红绿灯”考核系统的同时,继续在生产中心推行内部“红绿灯制”考核,重点抓好公司督办项目的落地执行,同时兼顾内部重点业务工作,适当增加录入系统项目的数量,运用信息化手段提升工作效率和管理效能。各生产中心要加强对内部“红绿灯制”系统运行情况的分析,采取得力措施,强力推进,确保发挥“红绿灯制”考核系统的作用,实现了对工作任务的实时管控,同时减少各单位各部门、中心的无效沟通与交流,明确各单位之间的责任分工,避免推诿扯皮的情况发生。建立健全不定期督办通报与定期考评机制,以推动责任落实、工作落实、制度落实、标准落实、奖惩落实和促进作风转变为目的,将过程督办及问责紧密结合,依照制度定期进行通报和挂钩考核,用问责考评传递压力、用压力推动督办工作落实,让自觉落实成为督办工作的新常态。

通过考核,切实增强了督办工作的震慑力和影响力,提高了各单位的重视程度,进一步提高了督办工作的效果。

4实施督办工作的主要成效

4.1有序推动了工作完成

“制定决策只是工作的一半,还有更重要的一半是确保贯彻落实”。如果没有强有力的督促检查手段,在决策的实现过程中就有可能出现不落实的环节和不落实的问题,如果不落到实处,再好的决策也不会达到理想的效果。

2020年共督办了1116项工作,均为公司年度重点工作与公司主要领导重要批示。通过抓好督办工作的开展,要求部门定期反馈,让公司领导了解到工作进展,实时指导、批示,有序、有力地推动了公司各项重点工作的顺利完成。

4.2切实提高了工作效率

以往督办工作的问题突出表现为:主动反馈意识不强,不按要求反馈,存在迟办或办理不符合要求的现象;还存在虎头蛇尾,有始无终现象,重形式,轻结果,前紧后松,有时甚至半途而废,不了了之,严重影响了督办效果。通过利用督办系统开展线上督办工作,督办事项发起后,明确事项标准、措施、时间节点,系统会自动给承办人生成待办提醒(任务到期前一个星期进行短信提醒)。系统的功能增加了各单位工作的紧迫感,在收到待办提醒后能及时进入督办系统进行反馈,不用像以前一样一直打电话、发QQ催促,切实提高了工作效率。

4.3大力改进了工作作风

实际工作中,影响决策落实的因素很多,但工作作风是其中的一个重要原因。如个别具体承办人员对督办事项进度掌握不清,甚至存在回避问题和推托的情况;对于一些办理难度大或涉及多部门的督办事项,横向主动协调不够,存在相互推诿扯皮现象,影响了督办时效。

由于需要督办的工作均以督办单形式下发,由公司主要领导和分管领导审定,再在督办系统进行线上督办,彻底解决了推诿扯皮的现象。且督办工作若不及时处理,系统将自动扣分,激发了各部门加快办事节奏,讲实效、办实事的良好风气。对于牵头单位来说,对工作涉及到其他单位的,能做到充分沟通,主动衔接。对于配合单位来说,对协助其他单位完成的工作,“协办意识”逐渐增强。

5结束语

2020年是公司的收官之年,督办工作是保证企业稳定运行,健全企业管理模式的关键因素企业必须认真对待。加强督查督办工作的开展力度,加强各项决策、部署的执行落实情况,推动企业创新工作理念和工作方法,帮助企业各部门解决在执行上级决策中的问题,真正体现出督查督办工作的意义。